¿Ya conoces estas herramientas digitales para trabajar en casa?

Estas son algunas herramientas que te pueden ayudar a trabajar desde casa y en equipo. Eso sí, trabajar desde casa y hacerlo bien, requiere de mucha disciplina y organización.

La actual coyuntura ha transformado por completo los hábitos y las rutinas de los equipos de trabajo. Con muchas empresas realizando sus tareas de forma remota por primera vez, uno de los principales desafíos es aprender a gestionar equipos de trabajo a la distancia. ¿Cómo hacerlo? Aquí algunas herramientas que te pueden ayudar a adaptarte.

Videollamadas:

Mientras más cortas sean las videollamadas, mejor. El principal error del trabajo a distancia es manejar toda la comunicación usando videollamadas. Pese a ser un recurso importante (nos contacta físicamente y fortalece la cultura de equipo), todo lo que se pueda resolver sin una videollamada debemos resolverlo por otro canal de comunicación y evitar que se conviertan en una pérdida absoluta de tiempo y productividad.

“El principal error del trabajo a distancia es manejar toda la comunicación usando videollamadas”.

Es necesario encontrar una manera de organizarte (y a tu equipo) para dedicar más tiempo a trabajar y menos a las reuniones. Haz videollamadas con tu equipo para definir estrategias, discutir ideas en grupo y dar directivas claras.

¿Cuál es el mejor app para hacer videollamadas?

Eso dependerá del número de personas y tecnología al alcance.

• Zoom: la más conocida. Permite hasta 100 participantes (para empresas grandes) y tiene un límite de 40 minutos en su versión gratuita. Crea ID y contraseñas aleatorias y únicas, permite compartir pantalla y grabar las llamadas. www.zoom.us
• Skype: su principal ventaja es que no tiene límite de tiempo. También permite compartir pantalla y grabar las llamadas. Máximo 50 participantes. www.skype.com
• Hangouts: casi todos tenemos una cuenta Google (si la tienes, ya tienes una de Hangouts por defecto). Permite hasta 10 participantes en una videollamada. www.hangouts.google.com
• Facebook Messenger: las videollamadas son muy fáciles de hacer, admite 50 participantes, sin límite de tiempo y te permite crear conferencias con tu cuenta de Facebook o Messenger. www.messenger.com
• WhatsApp: la opción más sencilla. Hasta 8 participantes (en su nueva versión beta), sin límite de tiempo, la mejor forma de realizar pequeñas reuniones de trabajo y a través del cel (sin tener que registrarte en ningún sitio). www.whatsapp.com

Chats:

Para equipos modernos. Ayudan a mejorar la productividad y a coordinar el trabajo de forma fácil e inmediata. Sin embargo, su mal uso puede traer problemas, por lo que es necesario definir reglas desde el día uno y establecer límites para su uso corporativo.

• WhatsApp: comunica la idea de una manera mucho más informal y fluida. Ideal para dar actualizaciones en tiempo real, realizar un ‘follow up’ y ahorrar tiempo. Recomiendo el uso de su versión web. www.whatsapp.com
• Telegram: el app de mensajería más segura, tiene un cifrado extremo y avisa las capturas de pantalla. www.telegram.org

Nube:

Las ventajas de guardar información en la nube son muchísimas, entre ellas: flexibilidad, agilidad de respuesta (menor tiempo igual mayor productividad), colaboración y centralización de la información.

¿Es seguro guardar información en la nube? Sí, siempre y cuando elijas la nube más segura. Para esto es importantísimo activar la doble verificación y normalmente pagar un poco más. Invertir en seguridad es estar tranquilo. Aquí la comparativa:

• Google Drive: definitivamente la opción más cómoda. Te permite compartir con tu equipo documentos o carpetas específicas y asignar diferentes niveles de permisos. No solo puedes subir archivos, sino también puedes crearlos y editarlos en simultáneo sin crear copias paralelas desde su web o app.
• OneDrive: la mejor sincronización con nuestra cuenta Microsoft, pero a la vez crea una dependencia del entorno Microsoft. También te permite crear archivos Office en la web.
• Dropbox: de los más populares, compatible con todo tipo de formatos y sin límite en el tamaño de los archivos. Se puede usar perfectamente desde Windows, iOS o Android.
• iCloud: pensado para su uso en un iPhone, iPad o Mac. No es recomendable para trabajar en equipo, pero para uso personal.

Herramientas que te pueden servir para aumentar la productividad del equipo:

• Evernote: es una app muy completa para guardar todo tipo de información, hacer un backup de tus ideas y es súper fácil de usar. Básica para ordenar desde tus To-Do’s, emails, PDFs hasta tus contraseñas o ideas sueltas. Perfecto para notas de las reuniones, recordatorios de tareas o próximas acciones, te permite crear listas y compartir tus notas con otros miembros del equipo.
• Trello: el mejor gestor de tareas y de mis herramientas favoritas. Es ideal para la organización y funciona de manera muy intuitiva. Se basa en la creación de tableros, los que puedes crear para ti mismo, o compartirlos, priorizar y asignar tareas a tu equipo. En los tableros creas tu calendario de tareas, que son tarjetas con el nombre de las tareas a realizar, su descripción y el plazo para finalizarlas.
• Microsoft Teams: lo utilizan muchas empresas y es definitivamente el app más completa de todas para trabajar en equipo. Te permite desde tener un chat, hacer videollamadas, almacenar archivos y editarlos en simultáneo, hasta integrarse con otras apps corporativas. La desventaja es que la versión completa de Teams se vende en packs de Office 365 para empresas y por ello lo acostumbran usar empresas grandes.

Para trabajar a distancia y gestionar a tu equipo, ¿cuál es la mejor herramienta para ti?