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¿Ya conoces estas herramientas digitales para trabajar en casa?

¿Ya conoces estas herramientas digitales para trabajar en casa?

Astrid Torreblanca

Estas son algunas herramientas que te pueden ayudar a trabajar desde casa y en equipo. Eso sí, trabajar desde casa y hacerlo bien, requiere de mucha disciplina y organización.

La actual coyuntura ha transformado por completo los hábitos y las rutinas de los equipos de trabajo. Con muchas empresas realizando sus tareas de forma remota por primera vez, uno de los principales desafíos es aprender a gestionar equipos de trabajo a la distancia. ¿Cómo hacerlo? Aquí algunas herramientas que te pueden ayudar a adaptarte.

Videollamadas:

Mientras más cortas sean las videollamadas, mejor. El principal error del trabajo a distancia es manejar toda la comunicación usando videollamadas. Pese a ser un recurso importante (nos contacta físicamente y fortalece la cultura de equipo), todo lo que se pueda resolver sin una videollamada debemos resolverlo por otro canal de comunicación y evitar que se conviertan en una pérdida absoluta de tiempo y productividad.

“El principal error del trabajo a distancia es manejar toda la comunicación usando videollamadas”.

Es necesario encontrar una manera de organizarte (y a tu equipo) para dedicar más tiempo a trabajar y menos a las reuniones. Haz videollamadas con tu equipo para definir estrategias, discutir ideas en grupo y dar directivas claras.

¿Cuál es el mejor app para hacer videollamadas?

Eso dependerá del número de personas y tecnología al alcance.

  • Zoom: la más conocida. Permite hasta 100 participantes (para empresas grandes) y tiene un límite de 40 minutos en su versión gratuita. Crea ID y contraseñas aleatorias y únicas, permite compartir pantalla y grabar las llamadas. www.zoom.us
  • Skype: su principal ventaja es que no tiene límite de tiempo. También permite compartir pantalla y grabar las llamadas. Máximo 50 participantes. www.skype.com
  • Hangouts: casi todos tenemos una cuenta Google (si la tienes, ya tienes una de Hangouts por defecto). Permite hasta 10 participantes en una videollamada. www.hangouts.google.com
  • Facebook Messenger: las videollamadas son muy fáciles de hacer, admite 50 participantes, sin límite de tiempo y te permite crear conferencias con tu cuenta de Facebook o Messenger. www.messenger.com
  • WhatsApp: la opción más sencilla. Hasta 8 participantes (en su nueva versión beta), sin límite de tiempo, la mejor forma de realizar pequeñas reuniones de trabajo y a través del cel (sin tener que registrarte en ningún sitio). www.whatsapp.com

Chats:

Son un excelente método de comunicación. Fundamentales para mantener una comunicación continua con los miembros de tu equipo. Sin embargo, su mal uso puede traer problemas, por lo que es necesario definir reglas desde el día uno y establecer límites para su uso corporativo.

  • WhatsApp: comunica la idea de una manera mucho más informal y fluida. Ideal para dar actualizaciones en tiempo real, realizar un ‘follow up’ y ahorrar tiempo. Recomiendo el uso de su versión web. www.whatsapp.com
  • Telegram: el app de mensajería más segura, tiene un cifrado extremo y avisa las capturas de pantalla. www.telegram.org

Nube:

Las ventajas de guardar información en la nube son muchísimas, entre ellas: flexibilidad, agilidad de respuesta (menor tiempo igual mayor productividad), colaboración y centralización de la información.

¿Es seguro guardar información en la nube? Sí, siempre y cuando elijas la nube más segura. Para esto es importantísimo activar la doble verificación y normalmente pagar un poco más. Invertir en seguridad es estar tranquilo. Aquí la comparativa:

  • Google Drive: definitivamente la opción más cómoda. Te permite compartir con tu equipo documentos o carpetas específicas y asignar diferentes niveles de permisos. No solo puedes subir archivos, sino también puedes crearlos y editarlos en simultáneo sin crear copias paralelas desde su web o app.
  • OneDrive: la mejor sincronización con nuestra cuenta Microsoft, pero a la vez crea una dependencia del entorno Microsoft. También te permite crear archivos Office en la web.
  • Dropbox: de los más populares, compatible con todo tipo de formatos y sin límite en el tamaño de los archivos. Se puede usar perfectamente desde Windows, iOS o Android.
  • iCloud: pensado para su uso en un iPhone, iPad o Mac. No es recomendable para trabajar en equipo, pero para uso personal.

Herramientas que te pueden servir para aumentar la productividad del equipo:

  • Evernote: es una app muy completa para guardar todo tipo de información, hacer un backup de tus ideas y es súper fácil de usar. Básica para ordenar desde tus To-Do’s, emails, PDFs hasta tus contraseñas o ideas sueltas. Perfecto para notas de las reuniones, recordatorios de tareas o próximas acciones, te permite crear listas y compartir tus notas con otros miembros del equipo.
  • Trello: el mejor gestor de tareas y de mis herramientas favoritas. Es ideal para la organización y funciona de manera muy intuitiva. Se basa en la creación de tableros, los que puedes crear para ti mismo, o compartirlos, priorizar y asignar tareas a tu equipo. En los tableros creas tu calendario de tareas, que son tarjetas con el nombre de las tareas a realizar, su descripción y el plazo para finalizarlas.
  • Microsoft Teams: lo utilizan muchas empresas y es definitivamente el app más completa de todas para trabajar en equipo. Te permite desde tener un chat, hacer videollamadas, almacenar archivos y editarlos en simultáneo, hasta integrarse con otras apps corporativas. La desventaja es que la versión completa de Teams se vende en packs de Office 365 para empresas y por ello lo acostumbran usar empresas grandes.

Para trabajar a distancia y gestionar a tu equipo, ¿cuál es la mejor herramienta para ti?

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